Elk bedrijf heeft cash nodig om gezond te blijven. Te laat betaalde klantenfacturen tasten onze cashpositie aan. Hieronder een 5-stappenplan om het uitstaande klantenkrediet onder controle te houden.
- Alles start bij een correcte en tijdige facturatie. Zolang een klant zijn factuur niet kreeg, zal hij ze niet betalen. Zorg er ook voor dat jouw ‘productie’ vlot en correct afgewerkt wordt, zonder losse eindjes, anders kan je nog niet (volledig) factureren.
Een gezonde cashpositie begint dus bij jezelf. - Volg openstaande facturen regelmatig op en stuur kort na de vervaldag een vriendelijke herinnering. Eventuele vragen of opmerkingen over de factuur kunnen dan snel behandeld worden.
- Wie na 2 weken nog niet betaalde stuur je een tweede herinnering. Hierin vermeld je reeds bijkomende kosten en interesten indien de betaling uitblijft.
In sommige gevallen maakt het een groot verschil om eerst even telefonisch contact op te nemen. Met een vriendelijke en menselijke babbel kom je dikwijls verder, maar maak in elk geval concrete afspraken en bevestig deze schriftelijk. Wees menselijk in het maken van afspraken, maar onkreukbaar m.b.t. het (doen) nakomen van de gemaakte afspraken. - Nog 2 weken later stuur je een laatste aanmaning, met kosten en intresten. Hierin vermeld je dat het dossier in een volgende fase naar de advocaat gaat.
- Wanneer de betaling na de afgesproken termijn nog steeds uitblijft, geef het volledige dossier dan door aan je advocaat. Dit zal je wat extra kosten, maar indien alle voorgaande stappen niet het verwachte resultaat (= betaling) brachten, is de kans groot dat de betaling niet zal komen zonder dat je het ‘zwaar geschut’ boven haalt.
Kies de verschillende termijnen tussen deze stappen i.f.v. jouw sector en jouw werking, maar respecteer ze zelf rigoureus. Wanneer een klant merkt dat jij opvolgt volgens de termijn die je hem zelf gegeven hebt, geef je hem ook een sterk signaal en zal je meer succes hebben.
Zorg dat deze stappen in overeenstemming zijn met je algemene voorwaarden, of beter: pas je algemene voorwaarden indien nodig aan, zodat je sterker staat indien er ooit een juridische procedure zou ontstaan.
Met dit stappenplan garandeer ik je minder openstaande klantenfacturen. Jouw succes hangt écht niet alleen af van de bereidheid van je klanten.
Heb je graag concreet advies hoe je dergelijk stappenplan praktisch en in detail uitwerkt en uitrolt in jouw bedrijf? Contacteer me dan vrijblijvend. We kijken samen hoe ik je best kan helpen.